一、用章走线上申请

谁要用章、用于哪份合同或哪份文件、需要几份、什么时候要，先在系统里提交。审批人（店长或区域负责人）看过再批，避免"顺手盖一下"变成说不清的责任。

二、盖章登记落到具体文件

批准后登记实际盖章日期、经办人、份数，并与对应的合同或成交单关联。这样一份合同"有没有盖过章、盖了几份"是可查的，不会出现两份都说是原件的情况。

三、原件流转有去向

合同原件交给客户几份、门店留存几份、寄给总部几份，登记清楚。二手房纠纷里，"原件在哪"常常比"条款怎么写"更难举证。

四、用章记录定期看一次

按月看一次用章记录：哪些门店用章多、哪些文件类型集中、有没有异常时段的集中用章。用章数据不常看，但看的时候往往能发现管理漏洞。

温馨提示：印章的刻制、备案、保管与用章授权属公司治理与法务范畴，各地对电子印章的效力认定不同；系统提供用章申请、审批与登记留痕，不替代实体印章管理制度与法务审核，电子签能力按版本由顾问演示确认。